W związku z podjętą uchwałą Rady Miasta w sprawie wyrażenie sprzeciwu, co do sposobu przepływu korespondencji elektronicznej kierowanej na adres oddany do dyspozycji Rady Miasta Ustroń postanowiłem upublicznić kolejne wnioski w tym zakresie związane z analizą prawną typu due deligence przeprowadzoną w Urzędzie Miasta.
Po pierwsze – okazuje się, że w urzędzie funkcjonuje od kilku lat – bez procedur – kilkadziesiąt przekierowań z różnych adresów, a przekierowania te nie były przedmiotem żadnej kontroli.
Po drugie – okazuje się, że od 2021 roku – korespondencja e-mailowa kierowana na adres Rady Miasta Ustroń, była przekierowywana na skrzynkę ówczesnego sekretarza. I trwało to ponad 3 lata.
Po trzecie – okazuje się, że ani poprzedni ani aktualny sekretarz nie mogli włączać przekierowań. Mogli to czynić tylko pracownicy Wydziału Administracji Elektronicznej, którego naczelnik pełnił funkcję Inspektora Danych Osobowych.
Po czwarte – Wydział Administracji Elektronicznej kontynuował przekierowania – prawdopodobnie wzorem tych dla poprzedniej władzy – bez pytania o ten fakt mnie czy aktualnego sekretarza.
Po piąte – jak wskazuje Raport – Instrukcja Zarządzania Systemami Informatycznymi Urzędu Miasta nie wprowadzała procedury w sprawie ustalania przekierowań. Nie odnaleziono też wniosku obecnego sekretarza w zakresie ustalenia przekierowań poczty elektronicznej a to oznacza, że Wydział Administracji Elektronicznej mógł czynić to bez kontroli i uściślonej procedury.
Po szóste – jak wskazuje autor raportu: tematyka przekierowań jest kolejnym zagadnieniem nieuregulowanym w Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym. Ustalanie przekierowań nie jest samo w sobie nieprawidłowością o ile będzie prawidłowo uregulowane a uregulowania te będą przestrzegane – To zatem kolejny ważny obszar do naprawy… Przed nami mnóstwo pracy.
Ta sprawa pokazuje nieprawidłowości jakie zastaliśmy w działalności Urzędu Miasta. Dlatego została zlecona „Analiza prawna typu due diligence funkcjonowania Urzędu Miasta Ustroń i Gminnych Jednostek Organizacyjnych”. Jej wyniki obnażają szereg zaniedbań i działań które mogą budzić uzasadnione wątpliwości w dotychczasowej działalności urzędu. Otwarte pozostaje zatem pytanie, po co w 2021 roku został stworzony taki automatyczny system przesyłania e-maili?
MATERIAŁY PRZEKAZANE PRZEZ URZĄD MIASTA USTROŃ